ניהול משימות – למה אני דוחה משימות חשובות? איך אני מחליטה אילו משימות יותר חשובות? איך אני מתעדף משימות אלו?

קורה לך לעתים שאתה כל כך עמוס? שיש לך כל כך הרבה משימות? אתה פותח את הצ'ק ליסט ומגלה שלא דיי בכך אלא שיש אף מלא משימות שהזנחת, ששמת בצד, לא נגעת בהן מזה זמן מה. אתה יודע שכשתגיע למשרד או לעבודה כנראה שגם לא תבצע אותן. זה יכול לקרות בגלל סיבות שונות. אתה אולי כועס על עצמך ואף עשוי לחוש מעט מתוסכל. ישנן מגוון של סיבות להתנהלות שכזו. במאמר זה אסקור סיבות אפשריות להתנהלות זו וננסה לראות כיצד ניתן להתגבר על הקשיים והחסמים. מומלץ לקחת דף ועט, בעמודה אחת את רשימת המשימות שנדחו ובעמודה השנייה לרשום את הסיבה האמתית לדחיית ביצוע המשימה.

אופציה אחת להבנת התנהלות שכזו היא: אתה סבור שמשימה ספציפית זו אינה ברורה, אינך בטוח שצריך לבצעה. אם כך, ישנה התלבטות ואתה דוחה את בדיקת הנכונות של ביצועה. במצב זה, לא רק שיש משימה לעשות, אלא נוספת לכך פעולה נוספת והיא לבדוק האם נכון לבצעה. זה עשוי קצת לסבך את העניינים ולגרום לך לחשוב על כל הצעדים שעליך לבצע, לחשוב כי זה קשה מידי, ארוך מידי או פשוט מייגע. בחשיבה מסוג זה, אתה בעצם מעצים את הקושי שנדמה לך שכרוך בביצוע המשימה. כלומר, יתכן שאתה חושב שזה קשה יותר ממה שזה באמת. נניח שעליך להוציא פרסום על מוצר מסוים אך אינך בטוח במסרים השיווקיים שמוצגים בפרסום. אינך מוציא את הפרסום מסיבה זו והעניין מתעכב. מדוע כל כך קשה להחליט האם המסרים מתאימים או לא?

כדאי לגשת למשימה ולפרק אותה לחלקים. האם ראית פעם אדם שקופץ קומה שלימה מבלי לעלות במדרגות? וודאי שלא. עולים מדרגה ועוד מדרגה ועוד מדרגה. יש לחלק את המשימה לצעדים ויעדים, נסה לרדת לפרטי פרטים. קח את דף המסרים השיווקי, הצג אותו בפני קולגות, לעתים שיתוף של קולגה יכול מאוד לסייע. שאל לדעתם. עם עצמך או יחד עם קולגות או כל סביבה תומכת, קרא מילה מילה ונסה לשאול את עצמך, למה היא נכונה או לא נכונה, למה טוב למה לא טוב שתהיה שם. ניתן להציב את הצעדים הקטנים לביצוע המשימה כמטרה לטווח הקצר.

סיבה אחרת אופציונלית לאי ביצוע משימה ודחייתה, היא שאתה חושב שמשימה זו אינה חשובה מספיק ואז מבין כל המשימות החדשות היא פשוט נדחקת הצידה. האם היא אכן לא חשובה מספיק? למה קבעת שהיא לא חשובה מספיק? למי היא לא חשובה? במקרה זה, עליך לבחון את נאמנותך. האם אתה רוצה שיהיה לך עצמך טוב (בכך שיהיו פחות משימות או לא לבצע משימה ש"לא חובה" לבצעה); אתה רוצה שלמנהל שלך יהיה טוב (לכן אתה מבצע משימות שהוא מבקש ושלו חשוב שיתבצעו קודם); אתה רוצה שללקוח יהיה טוב (לכן אתה מבצע משימות שקשורות ללקוח קודם ומכוונות לטובתו). האם יש תעדוף בין סוגי משימות אלו? בשורות אלו הנחתי על שלחנך סוגיה רחבה יותר הנוגעת לנאמנות שלך, לסיבה העיקרית בשלה הינך עובד במקום עבודתך, במקצוע או בתפקיד שבחרת. שאלה חשובה שיכולה לספק לך תשובות לשאלות רבות ומורכבות אחרות.

בעבודתי המקצועית, אני נתקלת בסיטואציות מורכבות מול בני אדם שבהן אני לא תמיד בטוחה מה הפתרון הנכון על מנת להתמודד עם הקושי. יש לעתים מספר משימות מבניהן אני מתלבטת איפה להתחיל. אך כאשר אני שואלת את עצמי: מדוע אני פה? האם אני רוצה לעזור לאותו אדם? למה אני רוצה לעזור לו? מה יהיה עזרה בשבילו? האם מה שאני חושבת שיהיה עזרה אכן עבורו יחשב כעזרה? שאלות אלו מסייעות לי להבין אילו משימות חשובות יותר או פחות, איך לפעול בסיטואציות מורכבות, שאלות אלו מחזירות אותי למצפן הפנימי שלי, מסייעות לי למצוא תשובות ופתרונות לבעיות. באמצעות התחברות למצפן הפנימי שלך, תוכל למצוא את הפתרון לתעדוף הנכון מבחינתך מבין המשימות שעליך לבצע תוך הבנה של מידת חשיבותן.  

יתכן שאתה תוהה בינך לבין עצמך – למה זה כזה משנה, מדוע אני צריך ללמוד לנהל את עצמי ואת משימותיי בצורה יעילה יותר? ובכן, האם יעיל יותר לחכות או לבקש מאחרים להזכיר לך את הצורך בביצוע המשימה עקב חסמים אלו? האם זו הדרך היחידה והטובה ביותר לבצע את המשימות? האם זה עשוי לגרום לכך שתתנהל טוב יותר, תרגיש פחות עמוס, או – תחליט לדחות משימות עם תחושת שלימות לפחות? מעבר לכך, לבקש מאדם אחר להזכיר לך בדבר ביצוע המשימה, גורם "להעברת אחריות" לאותו אדם, אחריות שאינה באמת שייכת לו. זאת במקום לקחת אחריות על שינוי ושיפור הרגלי הניהול העצמי שלך. 

נחזור לענייננו. ההסבר נוסף לדחיית משימות, היא החשש מאיך אחרים יגיבו לביצוע המשימה. יתכן כי אינך מעוניין לבצעה כי מישהו לוחץ עליך, דבר שהוא לא תמיד מועיל ועשוי פשוט לגרום לך להתרחק מביצוע המשימה. הלחץ שמפעילים אחרים מעורר אצלך תחושות לא נעימות. לחץ יכול לבוא בדמות של חשיבות יתר שמייחסים לביצוע המשימה, יכול לבוא מתוך כעס על כך שהמשימה לא מתבצעת עדיין או כל סוג אחר של התבטאות. לחצים כאלו עשויים לגרום להתניה הבאה: מחשבה על המשימה = תחושות לא נעימות כמו פחד ותחושת חרדה = הימנעות מביצוע המשימה. אם כן, הפתרון הוא להתרחק או בעצם לערער על גורם הלחץ. לא מדובר באמת על גורם הלחץ החיצוני כמובן. אני מדברת על גורם הלחץ הפנימי, זה שאומר לנו: "אסור לי להיכשל"; "אני חייבת שיהיו מרוצים ממני"; "אני לא רוצה שהבוסית/ קולגה/ לקוח יכעסו עליי"; "אני חייבת לעשות את זה עכשיו, אתמול!". אמירות אלו לא יועילו לך, עשויות להלחיץ אותך ומכאן גם להרחיק אותך מביצוע המשימה. נסה לשבת, לנשום, לחשוב – האם אני חייב פשוט חייב לבצע את המשימה הזו? האם אני חייב לרצות אותה? האם אסור שיכעסו עליי? האם ביצוע המשימה חייב להתרחש בצורה מושלמת? או אולי בעצם, לא נורא שלא תתבצע, אולי לא נורא שלא תתבצע כעת, אולי לא נורא שיהיו תוצאות לא מספיק טובות? או שזה לא באמת כזה נורא שהבוסית/ קולגה/ לקוח יכעסו?

זה בטח נשמע לך מוזר. למה מצד אחד אני מנסה לסייע לך להבין את עצמך כדי לבצע משימות בצורה יעילה יותר ומצד שני משתמע שבו זמנית מעבירה גם מסר הפוך? עם זאת, לא כך העניין. אני אומרת דבר אחר. אם אתה סבור שמה שחוסם אותך מביצוע המשימה הן מחשבות מסוג זה, אז תקוף אותן, בדוק אותן, שנה גישה! הפוך על הפוך. נכון, זה מרגיש אולי כמו מניפולציה מחשבתית, אך מה זה באמת משנה אם זה פשוט עובד?

התחברת למאמר? אשמח לשמוע על כך באמצעות סימון ה-like. ניסית את הגישה? יש לך שאלות נוספות? אפשר לכתוב לי בפרטי דרך עמוד "צור קשר" או בהשארת תגובה בתחתית המאמר❤

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s